Le rôle du Président

À savoir

Le président qui souhaite agir pour le bien de l'association devra en permanence convaincre et rassembler. Il y parviendra s'il possède ou développe une ou plusieurs des qualités suivantes : la légitimité, la compétence ou le charisme. Légitimité parce qu'il a déjà beaucoup apporté à l'association, ou qu'il en est l'un des principaux animateurs. Compétence, parce qu'il maîtrise ses sujets et sait, par exemple, animer une réunion. Charisme enﬁn, parce qu'il possède cette capacité naturelle à mobiliser le plus grand nombre, par un volontarisme évident et communicatif et nouer des relations privilégiées avec les pouvoirs publics et les élus des collectivités territoriales. Le pouvoir du président repose sur tous ces aspects. Mais attention : il n'est pas propriétaire de son mandat. Celui-ci lui a été conﬁé et peut lui être retiré à tout moment, sans condition préalable ni justiﬁcation.

Le responsable de l'association

Une association Loi 1901 est soumise au droit commun. Elle est donc responsable de tous ses actes, au même titre qu'un individu ou une entreprise marchande. Le cas échéant, elle devra apporter réparation si elle cause des dommages ou sinistres à autrui. C'est pourquoi la souscription d'une assurance est nécessaire et dans certains cas, obligatoire. On distingue deux types de responsabilité...

RESPONSABILITÉ CIVILE

La responsabilité civile de l’association ou de ses dirigeants peut être mise en cause dès qu’il y a préjudice causé à un tiers ou à l’un de ses membres. Citons trois cas :

- intoxication à la suite d’un repas organisé par l’association ;
- vol d’effets personnels dans les locaux de l’association ;
- accident d’un adhérent lors d’une sortie organisée par l’association.

RESPONSABILITÉ PÉNALE (INFRACTION)

L'objet de la responsabilité pénale n'est pas la réparation d'un dommage mais l'application d'une sanction lorsqu'il y a violation d'une loi ou d'un règlement et que celle-ci constitue une infraction. L'association, personne morale, peut être condamnée, mais ses dirigeants également. Citons quelques exemples :

- le défaut de déclaration d'un salarié occasionnel ;
- l'organisation de voyages au proﬁt des adhérents, sans immatriculation au registre des opérateurs de tourisme.

PRÉCAUTIONS À PRENDRE

L'association doit d'abord respecter les principes de la loi 1901, déﬁnis dans le premier chapitre de ce guide. Elle doit ensuite respecter les règles qui s'appliquent à certaines activités qu'elle met en place :

- déclarer les musiciens qu'elle embauche occasionnellement pour animer ses manifestations ;
- respecter les règles d'hygiène alimentaire quand elle organise un repas ;
- eﬀectuer les demandes d'autorisation obligatoires lorsqu'elle ouvre une buvette ou emprunte la voie publique pour sa randonnée cyclotouristique, etc.

Enﬁn, d'une manière générale, elle a une obligation de moyens, c'est-à-dire qu'elle doit réunir tout ce qui est possible pour sécuriser au mieux son activité. Cela peut prendre de multiples formes :

- conﬁer l'animation des activités physiques qu'elle organise à des professionnels diplômés ;
- réclamer des certiﬁcats médicaux de non contre-indication à ses adhérents qui souhaitent participer au voyage qu'elle organise au Mexique, etc.

Le président doit également veiller au bon fonctionnement de l'association au quotidien :

- il s’assure que les déclarations obligatoires auprès de la Préfecture sont faites ;
- il veille à la bonne tenue des registres et de la comptabilité de l’association ;
- il exécute les décisions du conseil d’administration ;
- il n’outrepasse pas ses droits ;
- il ne considère jamais l’association comme son affaire personnelle ;
- en fin de mandat, il transmet tous les éléments utiles à son successeur.

Le représentant de l'association

VIS-À-VIS DES ADHÉRENTS

Le président incarne physiquement l'association. Il s’efforce de connaître et comprendre ses adhérents, sans perdre de vue qu’il les représente tous, sans distinction. Il est proche d’eux, rencontre chacun, s’informe, écoute, rassure, apaise et convainc quand c’est nécessaire. C’est l’homme (ou la femme) des relations publiques. Il fait le lien entre tous.

Il informe régulièrement ses adhérents de tout ce qui fait la vie de l’association et du mouvement, et garantit à chacun la possibilité de s’exprimer, dans la limite de la bienséance, en ayant la certitude d’être entendu.

VIS-À-VIS DES PARTENAIRES

Auprès des partenaires (municipalité, CCAS et CIAS, associations, écoles, commerçants…), il engage la responsabilité de l’association et l’image de tout le mouvement. Il mène la négociation au nom de l’association, participe à la répartition des tâches entre les partenaires, en fonction de ses moyens (humains, matériels et financiers), et évalue les projets communs pour en rendre compte aux adhérents. Lier des partenariats, c’est aussi s’ouvrir sur l’environnement, amener du sang neuf dans l’association.

VIS-À-VIS DE LA SOCIÉTÉ

Le président sait se présenter et présenter l’association ainsi que son rôle et ses activités (adaptation du discours en fonction de l’interlocuteur). Il est le représentant extérieur de l’association, notamment vis-à-vis de la presse locale. S’il souhaite qu’un journaliste parle de l’association, il l’invitera plutôt à une manifestation originale, conviviale, qui contribuera à valoriser l'image de l’association. À l’avance, il lui indiquera le moment le plus intéressant de la manifestation et lui remettra un dossier de presse. Lorsque la manifestation est importante, mobilise beaucoup d'énergie, il est recommandé d'organiser une conférence de presse, en remettant aux journalistes un dossier succinct mais étayé : présentation de l'association, objectifs et détails concernant la manifestation.

VIS-À-VIS DU MOUVEMENT

Le président est le relais indispensable de l’information avec la fédération départementale. A ce titre il s’informe et il informe. Il est l’interface entre les adhérents et la fédération.

Générations Mouvement fonctionne en réseau. 8 000 associations locales, rattachées à 84 fédérations départementales qui adhèrent à une Fédération nationale. Pour que ce réseau fonctionne, chaque responsable, à chaque échelon, doit échanger, faire remonter les besoins et attentes de ses adhérents au niveau supérieur. Pour une communication efficace entre les clubs et les adhérents, favoriser l'utilisation des outils mis à disposition par la Fédération nationale et la fédération départementale (Sites internet / Blog des responsables / livrets d’accueil...)

Le guide de l'équipe

Avec les membres de son conseil d’administration, le président propose à l'assemblée générale le programme prévisionnel d'activité de l'année. Lorsqu'il est approuvé, il lui appartient de le mettre en pratique. Cela suppose :

- une organisation planifiée dans le temps ;
- une répartition des tâches ;
- une recherche de soutiens, notamment financiers ;
- une information régulière auprès des adhérents ;
- un suivi et un soutien de chaque bénévole investi ;
- un compte rendu final et un bilan des activités, notamment financier ;
- une recherche de compétences parmi les administrateurs et les adhérents ;
- une identification de référents dans les différents domaines du Projet associatif.

Le président anime une équipe de bénévoles. Il doit prendre en considération leurs obligations personnelles mais aussi tenir compte de leurs envies et de leur disponibilité.

LA DÉLÉGATION

Dans une association, le président ne peut et ne doit pas tout faire. Il risquerait de s’épuiser et l’ampleur de sa tâche n’inciterait pas les volontaires à lui succéder. Or il faut assurer la pérennité de l’association. C’est pourquoi il est grandement conseillé de déléguer certaines tâches, ce qui permet de responsabiliser d’autres bénévoles. Contrairement aux idées reçues, un président peut tout déléguer, à l’exception de trois choses :

- la poursuite des objectifs décidés ;
- la valorisation du travail de chacun ;
- l'ordonnancement des dépenses.

Mais attention : délégation n’est pas débarras. Elle prend en compte les envies et compétences de celui ou celle qu’on sollicite et se fait dans la confiance. Celui qui délègue fixe le but à atteindre, mais laisse toute latitude sur le chemin à prendre. Lorsqu’il délègue une mission, le président doit accepter qu’elle ne soit pas conduite de la manière qu’il envisageait. « L’objectif est-il atteint ? » Voilà quelle doit être sa préoccupation.

Le président valorise celui ou celle qui a accepté la délégation. Il le remercie et lui permet de rendre compte de son action devant le conseil d’administration ou l'assemblée générale. Valoriser les bénévoles est l'une des clés de la réussite.

Enfin, le président ordonnance toutes les dépenses et le trésorier en assure la comptabilité.

LA GESTION DE CONFLITS

Les oppositions font partie intégrante de la vie d’un groupe. On ne peut pas toujours être en accord sur tout. Toutefois, il faut savoir désamorcer les conflits qui finissent par nuire à la vie de l’association. C'est le rôle du président. Il doit alors allier écoute, diplomatie et fermeté, en évitant de prendre parti.

Cette mission de médiation suppose :

- de dire aux parties opposées qu’une solution doit être trouvée dans l’intérêt de l'association ;
- d'expliquer que son rôle n'est pas de trancher ;
- d'écouter et de s’informer pour connaître et bien comprendre les positions de chacun ;
- de respecter ces positions, quelles qu’elles soient ;
- d'inviter les parties à proposer des solutions, en discuter avec elles, en se référant en permanence à l’intérêt de l’association ;
- de faire preuve d’imagination et de toujours privilégier la voie la plus diplomatique.

Le garant de l'avenir

Les associations Générations Mouvement ont un rôle majeur à jouer dans le milieu rural comme au sein des quartiers. Elles sont bien souvent le dernier lieu de rencontres et d’échanges pour des habitants qui se retrouveraient sans elles plongés dans l’isolement. Elles ont une inestimable utilité sociale. C’est pourquoi le président doit veiller à assurer la pérennité de l’association. Il doit en permanence se poser la question : « que faisons-nous aujourd’hui pour que l'association existe encore demain ? ».

LES EFFECTIFS

Le président, épaulé par son conseil d'administration, doit tout mettre en oeuvre pour attirer de nouveaux adhérents, tout en continuant d’oeuvrer pour les plus anciens. Qu'attendent les jeunes retraités qui n’adhèrent pas à l'association ? Quelles sont leurs envies ? Quelle place leur offrons-nous ? Quel accueil ? Notre fonctionnement leur permet-il de développer de nouvelles activités ? Autant de questions que le président aborde avec son équipe en vue d’y apporter des réponses.

LE DÉVELOPPEMENT DES ACTIVITÉS

Le développement des associations passe par la recherche de nouvelles activités adaptées aux attentes des nouveaux seniors. La marche, les voyages, la danse, la gymnastique douce, l'informatique, la photo numérique ou les activités créatives sont des activités qui plaisent aux jeunes retraités. Est-il possible de les développer au sein de notre association, en leur demandant de l'aide pour l'animation, la recherche de matériel, etc. ?

Les orientations actuelles de la Fédération nationale visent, notamment à travers le projet associatif, à adapter le mouvement à l’évolution de la Société et à se projeter sur l’avenir.

Il est important pour les responsables de se former. L'IFRA (Institut de Formation des Responsables Associatifs) propose un catalogue consultable sur son site : www.ifra-gm.org.

LA RELÈVE DES DIRIGEANTS

Sans nuire au fonctionnement démocratique, le président anticipe les remplacements au sein du conseil d’administration. Il assure l’accueil, la formation des nouveaux élus et le relais entre nouveaux et anciens. Le vrai responsable est celui qui prépare son départ pour n’entraîner aucune difficulté dans le fonctionnement de l’association.

L'animateur des réunions

Formation Animer une réunion

La vie d’une association est rythmée par les réunions. Il est important que celles-ci soient à la fois conviviales et efficaces de manière à ce que les participants n’aient pas le sentiment d’avoir “perdu leur temps”. Trois conditions préalables sont à réunir :

- un objectif précis ;
- des participants concernés ;
- un animateur reconnu.

LA PRÉPARATION

Réserver une salle adaptée (qui permette aux participants de se voir entre eux et munie de fenêtres). Convoquer les participants un mois à l’avance en leur précisant :

- le lieu, la date et les horaires (début et fin) ;
- l’ordre du jour et les objectifs à atteindre ;
- la liste des personnes convoquées.

L’OUVERTURE

- placer l’animateur en bout de table ;
- mettre à l’aise les participants (café d’accueil, mots de remerciements…) ;
- démarrer à l’heure prévue en annonçant les sujets à traiter et les objectifs à atteindre ;
- prévoir la prise de notes pour le compte rendu.

L’ANIMATION

- introduire succinctement les sujets en respectant l’ordre du jour ;
- utiliser les questions pour favoriser les échanges ;
- provoquer des tours de table ;
- respecter les horaires annoncés ;
- maîtriser le temps de parole de chacun et recentrer le sujet ;
- utiliser un tableau pour noter les décisions prises au fur et à mesure ;
- faire des pauses si l'attention des participants s'émousse (digressions, apartés, etc.).

LA CONCLUSION

- rappeler les décisions prises et les actions qui en découlent ;
- organiser le suivi des réalisations ;
- prévoir, si nécessaire, une prochaine réunion ;
- remercier les participants.

APRÈS LA RÉUNION

Rédiger une synthèse et l’envoyer dans les 15 jours qui suivent la réunion ; évaluer les résultats atteints.

Le Président de l'Assemblée Générale

Activités, finances, projets, équipe dirigeante, toutes les facettes de la vie de l’association sont abordées lors de l'assemblée générale, en présence de tous les membres. C’est donc un évènement important qu'il est nécessaire de préparer en amont. Les statuts fixent certaines modalités d'organisation de l’assemblée générale mais vous êtes libre de lui donner une forme attractive, pour éviter qu’elle ne devienne trop administrative. Il est par exemple possible de prévoir une animation, un espace exposition ou une conférence sur un sujet qui intéresse vos adhérents. Une manière de les attirer. L’assemblée générale est aussi une vitrine. C’est une occasion unique de montrer à vos partenaires, aux élus, aux autres associations et à la presse, sa vitalité, son impact sur le bien-être des adhérents.

LA CONVOCATION

Les modalités de convocation à l'assemblée générale doivent être précisées dans vos statuts. Théoriquement, un courrier doit parvenir à chaque adhérent quinze jours au moins avant la tenue de la réunion. Celui-ci contient :

- la date, le lieu et les horaires de début et de fin ;
- l'ordre du jour ;
- un pouvoir ;
- un appel à candidature (si élections) ;
- les comptes de l'association.

DÉROULÉ D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Accueil et émargement des participants

- signature de la feuille d’émargement ;
- enregistrement des pouvoirs ;
- remise des bulletins de vote (si élections).

Ouverture de l’assemblée générale

- accueil des invités ;
- annonce du quorum (si les statuts en prévoient un) ;
- élection du président et du secrétaire de séance et désignation des scrutateurs ;
- rappel de l’ordre du jour.

Tenue de l’assemblée générale

- approbation du procès-verbal de l’année n-1 ;
- présentation des rapports d'activité (le secrétaire), ﬁnancier (le trésorier), du vériﬁcateur aux comptes (si les statuts le prévoient) et d’orientation (le président) ;
- vote des rapports à mains levées et remerciements.

Élections

- annonce des consignes de vote (nombre de postes à pourvoir et mode de scrutin) ;
- présentation des candidats ;
- vote à bulletin secret (nouvel émargement au moment de déposer le bulletin dans l’urne) ;
- dépouillement et proclamation des résultats ;
- remerciements aux administrateurs sortants avec remise d'un petit cadeau.

Vote de la cotisation

Chaque année, le montant de la cotisation de l'année suivante est soumis au vote des adhérents. En cas de maintien ou de baisse, le vote à main levée suffit. Mais si vous proposez une augmentation, il est nécessaire de procéder à un vote à bulletin secret.

Pour davantage de précisions sur l'assemblée générale, reportez vous à :

- Réunion, le guide (IFRA, décembre 2019), disponible auprès de votre fédération départementale ;
- Tenir une assemblée générale, disponible dans l'Espace Ressources

Le promoteur de projets

Le dynamisme d'une association repose sur sa capacité à initier des projets. Ils permettent souvent l'émergence de nouveaux responsables et deviennent le meilleur moyen d'obtenir de l'aide. Cette méthode permet de mettre toutes les chances de réussite de votre côté.

CLARIFIER VOTRE IDÉE

Que souhaitons-nous faire exactement et dans quel but ? Répondre à ces deux questions avant de se lancer permet aux futurs acteurs du projet d'échanger leurs points de vue pour aboutir à une vision partagée. Elle est ensuite déclinée en objectifs, réalistes et mesurables. Chacun doit pouvoir comprendre avec précision ce qu'on veut faire, quel est le résultat attendu.

DRESSER UN ÉTAT DES LIEUX

Étudier des projets similaires, conduits dans d'autres associations, permet de préciser : comment ça marche ? Quels sont les moyens (coûts, compétences, procédures, délais) à prévoir ? Disposons-nous de ces moyens ? Sinon, comment les trouver ? Existe-t-il des contraintes techniques ou juridiques ? Qui sont les partenaires potentiels ? À partir de ces informations, élaborez un dossier détaillé présentant le projet et ce qu'il apporte.

ÉLABORER VOTRE BUDGET PRÉVISIONNEL

En précisant les recettes attendues et les dépenses à prévoir, qui doivent obligatoirement s'équilibrer, vous donnez de la cohérence et du sérieux à votre projet. Le budet prévisionnel est souvent le premier document qui est étudié lorsque vous sollicitez des financements. Il est donc important de présenter des chiffres cohérents, sans gonfler ni minorer aucun poste.

BÂTIR VOTRE PLAN D'ACTION

Qui fait quoi, avec quels moyens et dans quels délais ? Le plan d'action sert de tableau de bord tout au long du projet. Il permet de séquencer le travail, de répartir les tâches, de fixer des échéances intermédiaires et de mesurer l'état d'avancement avec précision.

CIBLER VOTRE COMMUNICATION

Qu'est-ce que le projet apporte de nouveau, d'utile ? C'est sur ce point qu'il faudra axer votre communication. Dans la mesure du possible, reliez ce projet à l'actualité. Réfléchissez ensuite au meilleur moment pour communiquer et au support le plus adapté (presse, etc.).

RÉALISER LE PROJET

Vous avez désormais le « nez dans le guidon ». Restez ouvert aux conseils extérieurs, ils aident à prendre du recul. Avant le démarrage, pensez à :

- créer une ligne budgétaire pour financer le projet ;
- enregistrer une trace du projet (un film, des photos, un livre d'or, des interviews, etc. ).

ÉVALUER ET RENDRE COMPTE

Une fois le projet réalisé, faites-en une évaluation qualitative et financière (bilan). Transmettez ces documents aux partenaires et pensez à remercier tous les intervenants.